A inadimplência na odontologia é um dos assuntos mais preocupantes para os dentistas, uma vez que pode ter consequências devastadoras para o futuro da clínica e consultório.

Portanto, a gestão financeira eficaz é essencial para o sucesso do negócio, garantindo a saúde financeira na clínica, um tratamento de qualidade aos pacientes e investimento em melhorias e infraestrutura.

Já que aprender a resolver a inadimplência é tão importante, preparamos esse artigo completo, com 10 dicas para blindar o seu consultório desse problema!

O que é inadimplência na odontologia?

A inadimplência na odontologia refere-se à situação em que os pacientes não efetuam o pagamento pelos serviços odontológicos realizados dentro do prazo acordado. Portanto, é um problema que pode afetar significativamente a saúde financeira do consultório, uma vez que compromete o fluxo de caixa e pode limitar a capacidade de investimento e operação do local.

A inadimplência pode ocorrer por vários motivos, incluindo dificuldades financeiras do paciente, insatisfação com o serviço recebido, esquecimento ou desorganização financeira. Sendo assim, é importante entender o perfil do seu público para refletir sobre a melhor forma de agir.

Principais causas de inadimplência na odontologia:

Geralmente, a inadimplência possui distintos fatores, dependo de questões relacionadas ao paciente e ao consultório. Portanto, entender as principais formas de inadimplência é essencial para conseguir intervir no assunto, sendo os fatores principais:

• Dificuldade financeira: uma das principais razões para indivíduos deixarem de honrar seus compromissos financeiros são a falta de recursos financeiros. Portanto, algumas situações, como desemprego ou situações de emergências, podem interferir na capacidade de pagamento dos pacientes.
• Falhas de comunicação: um ponto de atenção é relativa à comunicação clara e assertiva entre paciente e dentista. Isso se deve, pois, um dos motivos que podem levar a inadimplência são mal-entendidos ou falhas de comunicação sobre os custos dos tratamentos, ou as condições de pagamentos oferecidas.
• Falta de flexibilidade no pagamento: não fornecer condições financeiras flexíveis e adaptáveis aos pacientes pode ter como resultado aumento na inadimplência. Portanto, pode ser que o problema relacionado a inadimplência no seu consultório, pode estar relacionado a esse fato.
• Insatisfação com o serviço prestado: uma das principais causas que levam as pessoas a não efetuarem os pagamentos, é a insatisfação com o serviço. Dessa maneira, a percepção do serviço não valer o custo, pode refletir negativamente no paciente, gerando inadimplência.
• Falta de organização administrativa do consultório: alguns erros administrativos no consultório, como falhas no envio de cobranças ou cobranças duplicadas, podem levar a atrasos, confusão entre cobranças e até falta de pagamento.
• Esquecer do paciente: a inadimplência pode derivar de um simples problema, o esquecimento, sendo uma razão comum para a falta de pagamento.

10 práticas essenciais para evitar a inadimplência no consultório odontológico:

Apesar de dados mostrarem que 8 a 10 brasileiros estão endividados, seguir algumas estratégias para evitar esse problema é fundamental para garantir a saúde financeira do seu negócio.

Pensando nisso, preparamos 10 dicas para diminuir a inadimplência na odontologia!

1 – Tenha empatia com os pacientes, mas com cuidado!

Compreender e entender o paciente, e suas necessidades especiais, é essencial para fidelizar o paciente e prestar um serviço de excelência.

Entretanto, é importante efetuar uma conversa clara e garantir o total entendimento do paciente sobre as condições de pagamento, antes de oferecer condições especiais de pagamento.

2 – Comunicação clara e assertiva

Muito importante para evitar a falta ou recusa do pagamento pelo cliente é esclarecer todas as questões relacionadas aos custos do tratamento antes do início.

Ainda, detalhar todos os serviços que serão prestados durante o tratamento ou procedimento, assim como possíveis custos adicionais, devem ser explicados com clareza.

3 – Oferecer diferentes condições de pagamentos

Uma forma de evitar a falta de pagamento dos pacientes, e inclusive de se destacar no mercado e atrair mais pacientes, é oferecer boas e diferentes formas de pagamentos. Agindo dessa forma é possível contornar as dificuldades financeiras sofridas pelos pacientes.

Entretanto, as opções oferecidas devem ser analisadas com cautela, uma vez que é necessário cuidado para a segurança do negócio. Um bom exemplo de alternativa de pagamento é o parcelamento por cartão de crédito ou financiamento de tratamentos.

4 – Contratos

Os contratos são essenciais para a saúde financeira da clínica/consultório, uma vez que oferece segurança ao prestador de serviços para proceder em situações de inadimplência.

Portanto, sempre estabeleça a confecção de um contrato com todos os tratamentos que serão realizados, além das regras referente aos pagamentos.

Para a elaboração desses contratos é possível utilizar ferramentas, podendo ser de forma física ou online, desde que assinado pelo paciente para poder ter validade jurídica.

5 – Análise do perfil de crédito do paciente

A análise de perfil de crédito do paciente pode ser uma boa prática para se blindar de inadimplências, principalmente para pacientes novos, onde não se conhece o histórico de pagamento.

Sendo assim, é possível analisar a capacidade financeira e cumprimento dos compromissos estabelecidos pelo paciente, analisando sua pontuação que irá variar entre 0 e 1000.

Portanto, se habituar a essa prática, principalmente antes de realizar procedimentos de alto valor, irá proteger a clínica de perdas financeiras e estabelecer uma relação de confiança e transparência entre as partes.

6 – Acompanhamento frequente

Entender como funciona o seu fluxo de caixa, assim como ter controle total sobre as questões financeiras da sua clínica ou consultório, é fundamental para resolver inadimplências e agir de forma preventiva.

Além disso, o controle do fluxo de caixa permite obter uma visão ampliada e completa do seu negócio, permitindo que seja estabelecido formas de pagamentos e condições para os tratamentos de maneira mais segura.

7 – Organização das cobranças

Estabelecer datas regulares para avaliar os pagamentos é fundamental. Dessa forma, será possível perceber comportamentos atípicos e dificuldades, sendo possível propor um acordo.

Também é possível otimizar o processo de cobrança via ferramentas de acompanhamento, que enviam alerta automático sobre pagamentos pendentes ou vencimentos que estão próximos.

O uso dessas ferramentas não só otimiza os processos como simplifica a gestão financeira da clínica, fortalecendo a comunicação e gerando relações mais sólidas.

8 – Desconto para pagamentos antecipados

Uma das formas de incentivar os pacientes a efetuar os pagamentos é oferecer descontos nos pagamentos realizados antes dos vencimentos. Ainda, é possível oferecer um desconto diferenciado para pagamentos à vista, garantindo o pagamento do tratamento ou procedimento que será realizado.

9 – Treinamento de funcionários:

É essencial ter uma equipe bem treinada para questões financeiras. Portanto, sua equipe deve estar preparada para explicar todos os custos do tratamento para evitar surpresas e insatisfações.

10 – Verificação de seguros

No caso que o paciente possua um seguro de saúde é necessário checar todas as coberturas antes de dar início ao tratamento. Dessa forma, é possível evitar surpresas referente a falta de cobertura pela operadora.

Concluindo, os casos de inadimplência podem gerar vários desgostos e problemas para seu negócio, devendo sempre pensar em alternativas para se respaldar juridicamente e evitar possíveis problemas.