Manter a organização em um consultório odontológico nem sempre é tarefa fácil, principalmente quando envolve muitos pacientes. Por isso, vamos mostrar medidas para ajudar a estruturar sua agenda de dentista. 

Como veremos ao longo do texto, pontualidade, ambiente tranquilo e, principalmente, organização são as palavras de ordem para você fidelizar seus clientes. 

A importância de ter uma agenda de dentista sistematizada

Você já parou para pensar o que significa oferecer um bom atendimento? Além da cordialidade e da simpatia, é preciso ter muita organização. 

Problemas como dificuldades para marcar um horário e atrasos nas consultas afastam os clientes do seu consultório odontológico, por mais que o paciente considere o atendimento agradável.

Para evitar esses tipos de aborrecimento, é essencial ter uma agenda muito bem planejada e estruturada. 

A sistematização da agenda odontológica não significa engessar os seus horários. Muito pelo contrário! Através desta programação, você consegue lidar melhor com os imprevistos. 

Clientes desmarcam sem muita antecedência, algumas consultas demoram mais do que o programado ou pode surgir a necessidade de um atendimento de emergência. 

Muitos destes casos fogem ao nosso controle, mas existem alguns mecanismos para evitá-los. Uma agenda de dentista bem projetada ajuda muito, além de ferramentas de lembretes para os pacientes não desmarcarem a consulta em cima da hora, ou até mesmo uma agenda digital, que não corre riscos como agendas de papel.

O controle do tempo que essas ferramentas oferecem é essencial para uma rotina produtiva. Ao administrá-lo de forma otimizada, você consegue melhorar a produtividade no consultório odontológico e diminuir o estresse da rotina de trabalho. 

5 dicas para organizar sua agenda odontológica

Agora que você já sabe que ter uma agenda bem consolidada é o primeiro passo para um atendimento de qualidade, é hora de saber como fazer essa organização. 

Separamos, a seguir, 5 dicas de ouro para você introduzir na sua rotina: .  

1. Estruture internamente sua clínica

Antes de oferecer uma agenda sistematizada para os seus pacientes, você deve se certificar de que os serviços internos da sua clínica estão organizados e bem divididos. 

É importante saber quantos funcionários sua clínica tem, quais são as funções de cada um, qual é a média de consultas por dia e quais são as especialidades oferecidas. 

Depois de fazer esse mapeamento de tudo que acontece, é possível identificar pontos falhos de forma mais rápida e corrigi-los antes de montar a agenda. 

A equipe deve ser treinada para que as expectativas e demandas estejam bem alinhadas. Com uma preparação adequada, os colaboradores se sentem mais confiantes e essa segurança é transmitida para os pacientes.   

Leia também: ASB e TSB: quais as principais diferenças entre esses profissionais?

2. Controle o tempo das consultas e dos intervalos

Os pacientes podem procurar uma consulta odontológica por diversos motivos, que podem ser desde a manutenção de um aparelho ortodôntico até uma cirurgia de canal. 

Cada um desses atendimentos demanda um determinado tempo para ser concluído, e é natural que alguns sejam bem mais demorados do que outros. 

Muitos dentistas cometem o erro de estipular um tempo médio para cada paciente, sem levar em consideração essa diferença entre os procedimentos.

Quando a agenda odontológica é dividida dessa forma, pode haver atrasos para a consulta seguinte ou, se o atendimento for rápido, ficará um tempo ocioso sem necessidade. 

Para equilibrar seus horários, o ideal é intercalar os procedimentos mais demorados com os mais rápidos, sempre deixando uma margem de atraso entre os pacientes.

Nesse momento de pandemia, em que os cuidados com a higienização do consultório e dos aparelhos devem ser redobrados, é essencial levar em consideração, também, o tempo que se leva preparando o consultório de acordo com as recomendações de biossegurança odontológica. 

É indicado também que a administração da agenda não seja feita no papel. Pense em um dia cheio de remarcações? Na certa você terá uma folha bastante rasurada e estará bastante suscetível a erros.

Além desses intervalos pré-programados, separe alguns momentos na sua agenda para fazer algumas pausas de lanche, almoço e alongamento. 

3. Atualize sua agenda de dentista com frequência

A atualização da agenda odontológica é fundamental para manter os seus horários sob controle. Uma das formas de manter a organização e evitar horários ociosos é confirmar as consultas com os pacientes.

Muitas pessoas fazem os agendamentos com antecedência, principalmente as de retorno. Por conta da rotina agitada, é comum esquecerem e deixarem a data passar. 

Uma dica é entrar em contato com os pacientes 24 horas antes da consulta para lembrá-los do atendimento. Essa conversa pode acontecer por telefone, pelo WhatsApp ou pela plataforma de preferência da clínica.

Alguns softwares fazem os contatos e as alterações de forma automática, mas caso você ainda não tenha um desses sistemas, é necessário fazer as atualizações de forma manual. Isso traz a possibilidade de possíveis erros humanos, por isso a automatização é sempre indicada.

O contato por mensagem também é sugerido, por WhatsApp ou SMS, pois muitas pessoas não atendem qualquer ligação de telefone (se o paciente não tiver o número do consultório salvo na agenda do celular, por exemplo, corre-se o risco de não ser possível confirmar uma consulta).

4. Invista em um planejamento online 

Mesmo com tecnologias modernas disponíveis, a agenda de papel ainda é muito usada entre os dentistas. Apesar de muito usual, ela é bastante limitada em relação ao modelo online.

As anotações dificultam a organização dos horários, pois é preciso fazer rasuras sempre que houver alguma mudança. O excesso de papel também pode fazer com que informações importantes se percam. 

Além disso, só é possível checar os atendimentos marcados com a agenda em mãos. Já com a agenda odontológica online, você tem acesso por outros dispositivos. 

Investir em um planejamento online não significa que você deva jogar sua antiga agenda de dentista fora, mas é preciso fazer algumas adaptações. 

E ao contrário do que muita gente pensa, não é necessário fazer um grande investimento financeiro para ter uma agenda online disponível 24 horas por dia através dos serviços de nuvem. 

Como veremos agora, existem softwares modernos e acessíveis para te ajudar nessa missão de manter sua agenda organizada.

5. Utilize um bom software

Aplicativos como o Google Agenda permitem a marcação de compromissos de forma online. Apesar de ser uma boa ferramenta, ele não oferece opções mais personalizadas ou outros tipos de automatização.

Os softwares odontológicos otimizam os recursos dos agendamentos online, através da integração de diversas funcionalidades. 

Com eles, é possível enviar lembretes automáticos para confirmação de consulta, organizar a sala de espera e até mesmo emitir boletos e notas fiscais. 

Essa tecnologia também ajuda a integrar a equipe da própria clínica, que passa a ter uma comunicação interna mais simples e direta. Isso diminui os erros e contribui para um bom gerenciamento do consultório odontológico.

Por isso, uma das melhores formas de organizar a agenda de dentista é investir em um software de excelência, como o Codental. 

Nele, você consegue reunir todas as informações dos pacientes em um só lugar, centralizando os dados e controlando melhor o fluxo de  trabalho. 

Além de simples e intuitivo, ele pode ser acessado em qualquer hora do dia pelo aplicativo, disponível para Android e iOS.

Depois de ler esse texto, você já sabe como organizar sua agenda. Acesse o nosso blog e fique sempre por dentro das melhores dicas de como potencializar os atendimentos da sua clínica.