Os papéis estão cada vez mais em falta nos consultórios e vêm dando espaço a ferramentas de automação em todas as áreas. Dentro desse ponto, a agenda online para dentista auxilia na organização da clínica de maneira prática, rápida, eficiente e organizada. 

Por isso, este artigo compartilha os principais pontos para esclarecer dúvidas sobre a agenda online, os benefícios e melhores formas de utilizar. 

Por que utilizar uma agenda online para dentista?

Muitos profissionais ainda resistem na implementação e não focam nos benefícios de ter uma agenda online no consultório odontológico. Mas é possível citar diversos benefícios, como:

Maior organização:

Com a agenda online a organização dos pacientes, consultas e cancelamentos fica muito mais fácil de visualizar e organizado do que nas agendas convencionais.

Além disso, a checagem de dados, horários e programação é muito mais simples e eficiente na opção online, otimizando o tempo disponível.

Reduz o risco de perder informações:

É inegável que as chances de as informações se perderem no papel, com acidentes, como derrubando líquidos, almoçando, etc.; são muito maiores do que na opção online. 

No software, as informações da agenda ficam salvas na nuvem, não dando margem a acidentes e guardando todas as informações. 

Possibilidade de acesso a qualquer momento:

Uma agenda convencional ficaria no consultório, disponível somente em horário comercial. Porém, com a agenda online, tanto os responsáveis pela clínica quanto os pacientes conseguirão acessá-lá onde quiserem e a qualquer momento. 

Reduz as chances de não aparecimento:

A agenda online permite uma confirmação automática de comparecimento via WhatsApp e/ou SMS. Isso diminui as chances da pessoa responsável esquecer de confirmar ou de pacientes que não irão comparecer esquecerem de avisar, deixando aquele “buraco” no horário do profissional. 

Possibilidade de fácil acesso de agendas de vários profissionais:

Pensando também nas clínicas que possuem vários profissionais trabalhando simultaneamente, a agenda do software permite que somente uma só pessoa consiga gerenciar e organizar várias agendas diferentes de maneira prática.

Esse benefício oferece maior organização, já que na agenda convencional, cuidar de mais de uma agenda pode significar muita papelada, além de ocuparem espaço físico.

Integração com outros dados dos pacientes:

O software odontológico, que possui a agenda online, também possui outras ferramentas que possibilitam o armazenamento de informações dos pacientes, como prontuário digital. Com isso, a pessoa responsável pela agenda conseguirá ver todo o perfil do paciente em só um lugar, facilitando o atendimento e otimizando o tempo.  

Maior possibilidade de fidelização:

As agendas onlines integram também alerta automático de retorno para o paciente. Essa ferramenta diminui as chances de, devido à correria, a pessoa responsável pela agenda da clínica esquecer aquele paciente que foi somente uma vez e não retornou. Isso acaba aumentando a rotatividade de pacientes no consultório, o que pode significar maior custo com marketing para continuar atraindo sempre mais pacientes, que acabam não retornando.

Ao receber os alertas automáticos, o próprio paciente lembrará e marcará seu retorno, aumentando, assim, as chances de fidelizá-lo. Ter clientes fidelizados é imprescindível para um bom faturamento.

Configuração de cor por situação do paciente:

Na agenda online, a possibilidade de configurar toda a agenda por cor conforme o status do paciente é uma super vantagem, visando a fácil identificação e organização.

Com isso, fica possível somente visualizar a agenda de maneira rápida, detectar os pacientes com consultas já confirmadas, remarcadas, os que faltaram, etc.

Economia:

Quando se trata de ferramenta que oferece economia, todos os profissionais se interessam, e a agenda online proporciona uma redução de custos em diversos fatores.

Pode-se citar, por exemplo, redução nos gastos com papéis e redução do custo com ligações telefônicas, uma vez que as confirmações e cancelamentos serão feitos por dentro do sistema.

Somado a isso, em muitos casos um sistema de software que possui a agenda online também possibilita que, caso a clínica cresça, não seja necessário a contratação de muitos funcionários, uma vez que possui diversas funcionalidades automáticas que otimizam o tempo e permitem que somente um colaborador execute diversas tarefas.

Agenda online para dentistas X agenda online grátis:

Existem algumas agendas onlines grátis disponíveis na internet, a exemplo do Google agenda, que sem dúvidas auxiliam muitas pessoas na organização com diversos benefícios. Entretanto, quando se trata de clínicas e consultórios odontológicos, agendas especializadas conseguirão atender as demandas de forma mais específica.

Nesse ponto de vista, agendas grátis não conseguirão proporcionar a integração da agenda com dados do paciente, como prontuário, o que facilita no atendimento. Além disso, o recurso de confirmação de presença automático, que traz diversos benefícios, também não é possível na plataforma gratuita.

Por isso, a opção de uma agenda online direcionada para dentista é uma escolha melhor para as clínicas e retorna o investimento necessário por meio dos diversos benefícios.

Como implementar uma agenda online para dentistas?

Que a implementação de uma agenda online possui diversos benefícios não se pode negar. Mas, como iniciar a utilização de maneira simples e mais efetiva possível? Existem algumas dicas importantes nessa mudança da agenda tradicional para um software, como:

Respeite o tempo de adaptação:

Por mais que cada vez mais as pessoas estejam antenadas nas atualizações tecnológicas, muitas ainda possuem dificuldades. Sendo assim, por mais intuitivo que o software seja, entenda que toda novidade pode requerer uma atenção e demandar um tempo na implementação. 

Visando esse tempo de adaptação, analise o melhor momento para implementação, em temporadas com menos consultas, por exemplo.

Comece cadastrando pacientes e consultas uma semana por vez:

A fase inicial de migrar os dados do papel para o software são cruciais para uma boa organização.

Logo, para não acontecer de esquecer de nenhum dado ou deixar a agenda confusa, o ideal é cadastrar semana por semana até que todos os dados estejam no software.

Se atende aos intervalos de segurança:

Para uma agenda eficiente e organizada, é importante se atentar aos intervalos entre as consultas, pois isso ajudará a reduzir o tempo dos pacientes na sala de espera. 

Portanto, na implementação da agenda online, marque consultas com um intervalo de tempo seguro, caso aconteça algum imprevisto.