A automatização de processos na odontologia é um dos recursos estratégicos mais eficazes para a organização de uma clínica odontológica.
Sabemos que a agenda de papel ainda é muito usada nos consultórios de dentista, mas vamos mostrar diversos motivos para automatizar seus procedimentos, inclusive indo além da agenda.
Com os avanços tecnológicos na área odontológica é possível marcar consultas, preencher prontuários, diminuir a ausência e atrasos de pacientes e até cuidar da parte financeira em um mesmo lugar.
Além de ajudar a oferecer um atendimento de qualidade, a automatização dos processos traz muitos benefícios. Fizemos uma lista com 7 vantagens para sua clínica:
1. Centralização das informações
A gestão do consultório odontológico vai muito além do atendimento ao paciente. Diariamente, são realizados pagamentos, pedidos de insumo, atualização de agenda e outros processos administrativos.
Imagine ter uma agenda para cada uma dessas ações! Serão pilhas de prontuários, fichas de pacientes, horários de atendimento e planilhas de controle financeiro.
Esse acúmulo desnecessário de papel acaba gerando confusão, pois as informações espalhadas em diferentes materiais se perdem com mais facilidade.
A automatização de processos permite centralizar todos os dados em um só lugar. De forma integrada, você tem acesso rápido aos status das suas consultas, aos pagamentos e aos recibos.
2. Redução de falhas
Uma das formas mais eficientes de manter uma agenda odontológica organizada é através do uso de uma agenda online, disponível através de softwares.
Com a automatização de processos na Odontologia, você elimina as coincidências de consultas e ainda evita conflitos de horários com dentistas da mesma clínica.
Uma agenda integrada possibilita maior agilidade para fazer mudanças nos atendimentos, pois o sistema fica disponível online 24 horas por dia, podendo ser acessado com facilidade de qualquer horário e lugar.
Em dias mais agitados, é normal que os atendentes e secretários fiquem mais cansados, e a fadiga aumenta muito as chances de erro por falta de atenção. Uma solução digital, especialmente aquelas voltadas especificamente para a dinâmica dos consultórios odontológicos, faz total diferença.
Se os dados dos pacientes estiverem centralizados em um único sistema automático, é eliminada a possibilidade de lapsos na hora do preenchimento das informações pela equipe.
Vale ressaltar que a ideia da automatização de processos na odontologia não é substituir a sua equipe pela tecnologia, mas oferecer aos seus colaboradores um apoio para executarem as tarefas.
Os processos digitais padronizados facilitam o reconhecimento rápido do erro, o que faz com que sua correção também seja feita de forma mais rápida.
Às vezes, a comunicação entre a equipe ou até mesmo entre paciente e atendente não é tão clara, o que acaba gerando ruídos e mal entendidos.
Com a automatização de processos, a comunicação é feita de forma mais eficiente, pois as informações estão disponíveis de maneira clara para todos os colaboradores envolvidos.
3. Armazenamento seguro dos dados
O armazenamento de dados em nuvem é uma das principais características do processo de automação, e ele traz uma série de vantagens.
A primeira delas é a proteção contra perdas e danos causados por fatores naturais. As anotações em papel, por exemplo, se deterioram com o tempo e informações importantes acabam sendo apagadas.
Com os dados em nuvem, os arquivos ficam salvos e seguros, mesmo que o computador seja danificado. Para recuperar os materiais do sistema, basta ter acesso a um dispositivo ligado à internet.
A possibilidade de monitoramento remoto ainda melhora a comunicação interna e externa da clínica, dando mais independência para sua equipe desenvolver seus trabalhos com base nos dados disponíveis.
4. Aumento da produtividade
Para que uma consulta com um dentista seja realizada, é preciso que os funcionários da clínica tenham realizado uma sequência de tarefas.
Elas vão desde a limpeza do consultório, passando pela marcação e a realização do atendimento, até a gestão financeira para saber quais insumos têm o melhor custo-benefício.
São muitos pontos a serem pensados e executados de forma muito cuidadosa. Mas existem algumas ações operacionais de rotina que podem ser automatizadas, evitando a sobrecarga de trabalho.
Com um software organizando as informações e validando os dados dos pacientes de maneira eficiente e rápida, a equipe consegue focar em outras funções mais específicas.
Esse aumento da produtividade no consultório odontológico ajuda a diminuir consideravelmente o nível de estresse durante o trabalho, o que faz com que a equipe consiga atender o paciente com mais atenção.
5. Organização financeira e contábil
O controle das finanças é uma das maiores dificuldades em qualquer tipo de negócio. O registro de todas as transações exige organização e disciplina. Um software voltado para a gestão de clínicas e consultórios odontológicos pode tornar os processos financeiros muito mais práticos.
Em muitos casos, as clínicas de dentista não têm um contador ou um profissional especializado na parte financeira, e as pessoas que exercem esse papel não podem dedicar tanto tempo ao assunto.
Para auxiliar nessa tarefa, a automatização de processos na odontologia faz com que o próprio sistema gere relatórios sobre os resultados dos dados.
Com acesso fácil às despesas e ao faturamento, você consegue perceber se há alguma falha no seu planejamento financeiro ou se existem gastos que podem ser cortados.
Ao fazer essa análise, você mantém suas contas em dia e ainda corta custos operacionais. Esse dinheiro pode ser reinvestido em equipamentos ou melhorias para a clínica.
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6. Diminuição dos custos
Muita gente pensa que, por ter tantas vantagens, a automatização de processos na odontologia é um procedimento caro. Mas é justamente o contrário!
O processo de automação ajuda a reduzir os custos e, consequentemente, aumentar a margem de lucro.
Com todas as etapas do trabalho ocorrendo de forma otimizada, é possível ampliar os horários da agenda e dar mais atenção a ações que diminuem alguns prejuízos.
Quando um paciente falta, por exemplo, você perde uma consulta e a chance de estar em contato com um cliente novo.
Uma forma de minimizar essa perda é automatizar os lembretes de consultas para cada um dos clientes. Essa medida simples reduz muito as taxas de não comparecimento.
7. Pacientes mais satisfeitos
Uma clínica organizada dá muito mais segurança para seus colaboradores, o que acaba sendo sentido pelos pacientes.
Com atendimento de qualidade, diminuição do tempo de espera e redução das possibilidades de erro, seu consultório passa a ser referência de confiabilidade.
O alto desempenho faz com que os clientes fiquem satisfeitos, queiram voltar para fazer outros atendimentos e – melhor ainda – indiquem o seu trabalho para familiares, colegas e amigos.
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